In den letzten zwölf Monaten hat sich unser Leben durch die Corona-Pandemie und den Lockdown noch stärker in die digitale Welt und das Internet verlagert als zuvor. Und in unserem Computer und Smartphone ist es genau wie mit unserer Wohnung: je häufiger wir sie benutzen – für die Arbeit im Home-Office, die Videokonferenz mit Freunden, die Organisation unseres Lebens und vieles andere – umso mehr digitale Unordnung sammelt sich an. Damit die Flut an Daten, Mails, Fotos und Apps uns in diesem Jahr nicht über den Kopf wächst und wir unsere digitalen Helfer weiterhin produktiv nutzen können, hat die Notizen- und Produktivitäts-App Evernote hier zehn einfache Tipps, mit denen jeder seine digitale Unordnung beseitigen und produktiver in den Frühling starten kann.
Mit dem E-Mail-Postfach beginnen!
1. Newsletter-Detox
Um ganz einfach zu starten, sind im digitalen Aufräumprogramm zuerst alle unnötigen Newsletter dran. Welchen Newsletter haben wir in den letzten Monaten ohnehin nur gelöscht, statt zu lesen? Wer nie gelesene Newsletter abbestellt, spart auf Dauer Zeit und Energie für das Löschen dieser Mails.
2. E-Mails in Ordner sortieren
Bleiben alle wichtigen oder erinnerungswürdigen E-Mails im Posteingang, wird das schnell unübersichtlich. Da helfen Ordner, in die E-Mails thematisch einsortiert werden können. Ein tolles Feature der gängigen E-Mail-Anbieter ist das automatische Filtern: Es erkennt das Thema der E-Mail und verschiebt sie direkt in den entsprechenden Ordner.
3. Aus E-Mails werden digitale Notizen
Die E-Mail mit den wichtigen Infos zum Meeting nächste Woche und die To-Do-Liste für den Geburtstagsbrunch mit der Familie: Digitale Ordnungskünstler verknüpfen diese Infos direkt aus den E-Mails heraus mit ihren virtuellen Notizen, z.B. durch das Feature der Notizen-App Evernote. Damit werden E-Mails im eigenen Evernote-Konto zu Notizen und verschiedenen Projekten (z.B. „Geburtstagsbrunch“ oder „wichtige Meetings“) zugeordnet.
Danach ist das Smartphone dran
4. Lieber löschen als archivieren!
Die einfachste Regel für digitale Hygiene auf dem Handy lautet: alles löschen, was nicht mehr genutzt oder angeschaut wird. Wie beim Ausmisten des Kleiderschranks sollte sich auch hier jeder fragen: Nutze ich diese App noch? Lautet die Antwort nein, dann weg damit, damit die Apps, die wir wirklich brauchen, griffbereit sind. Für iOS-Nutzer: In den Einstellungen werden unbenutzte Apps direkt angezeigt.
5. Ordnung für das Handy-Display
Auch auf dem Smartphone sorgt eine Anordnung nach Themen für Übersichtlichkeit. Sowohl Android als auch iOS-Nutzer können hier Ordner erstellen, z.B. einen für alle Social-Media-Apps, einen für Apps zur Organisation, einen für Mobilitäts- oder Reise-Apps usw..
6. Screenshots adé
Das Fotoalbum auf dem Smartphone enthält häufig zahlreiche Screenshots, die wir erstellt haben, weil wir uns schnell etwas merken wollten. Damit häuft sich jede Menge Datenmüll an: Es lohnt sich, hier einmal ordentlich auszumisten und unnötige Screenshots vom Smartphone zu löschen. Das gibt nicht nur ein gutes Gefühl, sondern auch wieder Speicherplatz frei für Neues. Screenshots, die als Erinnerung dienen, lassen sich in Evernote auch in eine Notiz umwandeln und durch die Schlagwortsuche schnell wiederfinden.
Alles Tip-Top auf dem Desktop
7. Clippen statt Lesezeichen verteilen
So viel Interessantes begegnet uns beim Surfen, das festgehalten werden soll. Mit dem WebClipper, einer Evernote-Erweiterung für Google Chrome, lässt sich digitale Ordnung herstellen. Das Tool ermöglicht es, ganze Seiten im Browser für später zu speichern. Dabei besteht die Möglichkeit, wichtige Stellen zu markieren, zu kommentieren und unnötige Informationen wie Werbung und Social-Media-Tools auszublenden. Die Notizen lassen sich unkompliziert mit anderen teilen und in Evernote nach Schlagwörtern durchsuchen.
8. Tschüss Papier
Wer hat auch kleine Papierhaufen oder Pinnwände mit Infoblättern, Erinnerungen und Visitenkarten, die wir irgendwann mal ganz schnell brauchen? Nur leider sind sie oft dann nicht zur Hand, wenn wir sie brauchen. Deshalb: am besten einscannen und auf dem Computer oder in der Cloud ablegen. Mit dem Smartphone können Dokumente spielend leicht digitalisiert werden. Die Anwendungen Scannable und Cam Scanner verwandeln Dokumente schnell und einfach in hochwertige Scans, die ordentlich abgelegt und geteilt werden können.
9. Virtuelle Daten mit Backups sichern
Was nützen die schönen Ordner auf dem Laptop, wenn die Daten uns auch dort durch kleine Missgeschicke abhanden kommen können? Damit nichts verlorengeht, sollten Daten regelmäßig gesichert werden. Sowohl iCloud als auch OneDrive bieten automatische Backups an. Macbook-Nutzer können zum Beispiel ganz einfach mit Hilfe der Time Machine täglich ihre Daten sichern, sodass nichts vom digitalen Arbeitsplatz verlorengeht.
10. Richtig Platz schaffen: Downloads löschen
Im Download-Ordner tummeln sich häufig die digitalen Leichen, die mit einem einzigen Klick wieder ordentlich Platz auf dem Computer schaffen. Hier auszumisten lohnt sich also richtig: was nicht mehr gebraucht wird, wird gelöscht, alles andere kann in die Evernote-Desktop-App gezogen werden. Und zu guter Letzt: Papierkorb leeren nicht vergessen!